イエスウィキャンの在宅勤務のやり方をご紹介する、在宅勤務内情調査ブログ第2弾！

 

このシリーズは全5回でお送りしています。

第1弾：部下の管理や評価はどうしてる？社長は在宅勤務についてどう考える？

第2弾：在宅勤務で営業ってできるの？お客様とのやり取り・商談について　←今回はここです

第3弾：システムエンジニアに在宅勤務について聞いてみました

第4弾：たった2週間で在宅インフラを構築？！導入する際にまず最初に考えるべきことは？

第5弾：経理の業務はClaris FileMaker をフル活用

 

今回は第2弾「在宅勤務で営業ってできるの？お客様とのやり取り・商談について」です。

インサイドセールスという言葉もありますが、やはり営業は外回りをするイメージ、つまり一番在宅勤から程遠いイメージではないでしょうか？

新型コロナウイルス感染が拡大するまでは弊社の営業も、基本外回り&打ち合わせは直接訪問をして実施、が基本スタイルでした。

 

在宅勤務になって丸々3か月がたち、オンラインツールを駆使しバリバリ営業をこなすコーディネーターの2人Kさん、Oさんにインタビューしました。

 

 

―在宅勤務になる前と今で一日の動きはどのように変わりましたか？

 

K：1番変わったことは移動がなくなったことですね。近いところでも往復40分、遠いところだと往復2~3時間かけて商談に行っていましたがそれがなくなりました。

移動時間がなくなった分提案書を作ったり、報告書を作成する時間が増えました。

さらに出社していた時は、1日にできる打ち合わせはせいぜい１～2本でしたが、全てオンライン会議になってから3、4本入れられるようになりました。

 

O：4、5月はお客様も在宅勤務の方が多くて、お互い家から打ち合わせをしたり、先方の一人は会社から、一人は家からというパターンもありました。

お客様の中には完全在宅勤務ではなく、出勤人数を減らすために、出社日をシフト制にしている会社様も多くあるようですね。

 

K：オンライン会議をした上で、やはりどうしても直接話を聞きたいというお客様のところには行くようにしています。来週ちょうど訪問の予定があります。

 

 

―コミュニケーションツールは何を使っていますか？

 

K：一番よく使うのはTeams、GoToMeetingです。他にはお客さまの要望によってZoom 、meet in、Skypeも使います。

O：コミュニケーションツールを利用するときは、サイボウズで申請を出します。ミーティング1回限りのURLだったらその都度申請、アカウントを作るものはその際に申請します。

申請の手間も、移動する労力に比べるとゼロに等しいですね！

 

 

―お客様とのオンライン会議で気を付けていること・工夫していることは何ですか？

 

K：直接会っての打ち合わせだとお客様の温度感が分かりやすいですし、わからないことがあればその都度質問をしていただけていました。

一方オンライン会議で、なおかつ複数人が参加する会議は、話す人以外はみんなミュートにしているので先方の反応が分かりません。

それだと困るので、説明する時は、こまめに質問タイムを挟んで、自分から反応をもらいに行くようにしています。

 

O：オンライン会議と直接相手に会って話すのとでは、やっぱり感覚が全然違いますね。私もこまめに先方に疑問点がないかの確認を挟むようにしています。あとは話すスピードをゆっくりにしたり、間を意識的に空けるようにしています。

 

K：直接の打ち合わせだと、資料を参加者の分だけ印刷していく必要がありました。

だから「万一必要かもしれないけど使わない可能性が高い」という微妙な資料を用意するかどうかは悩みの種でした（笑）オンラインだとそこを悩む必要がなく、少しでも必要になるかもしれない資料は全部万全に準備しておいて、必要になればお客様にすぐ共有できるのがとても便利です。

 

 

－上司に承認をもらう必要がある作業はどうしてますか？

 

K：見積書の確認は印刷をして上司にハンコをもらわないといけなかったのが、今はClaris FileMakerの販売管理を確認してもらうだけで済んでいます。

そのやり取りはTeamsのチャットで済むのでとても効率的になりました。

 

 

―秘密保持契約書（NDA）、業務委託契約書、システム保守契約書等の作成から送付はどうしていますか？

 

K：今まではもちろん自分で印刷して、製本して、社長に印鑑をもらって先方に送るまでを一通りする必要がありましたが、

今は週に3回程度会社に出勤している社長に印刷から先方に送ってもらうまでを一通りやってもらっています（笑）

 

O：契約書はもうすぐクラウドサインでのやり取りになるので、そこの作業は一気になくなりますね。

 

K：社長に依頼するのは気が引けていたので、よかったです（笑）今後は申込書や請求書にもクラウドサインを利用するようにしていくとのことなので、楽しみです！

 

 

―在宅勤務になってよかったことは何かありますか？

 

K：会社ではメンバーに声をけられて作業がストップすることがありました。もちろん自分が話しかけることもあり、相手の作業を中断させてしまうことがありました。

今は何か用事があればTeamsで連絡を取るようになり、お互いのタイミングでチャットを見て返事をできるようになったので、声をかけるタイミングを気にせずかつ作業に集中できるようになったことは、よかったことです。

O：そうですね。あと急な電話対応がなくなりました。今は留守電にいただいたお問合せに折り返し電話をするか、メールでお問合せをいただくことがほとんどです。

電話でのお問合せだと最初に対応したコーディネーターが担当になることが多かったのですが、今は、受け持つ案件の量に応じて割り振られるので、以前よりも丁寧な対応ができている気がします。

 

 

―苦労していたけど改善したことはありますか？

 

K：最初の1か月はあまり集中できていなかったかもしれません。というのも在宅勤務は1か月程度で終わるもので「今だけ特別」だと思っていたのもあります。

それが、在宅勤務がデフォルトの勤務スタイルになりつつあるというのが分かってきて、

危機感というか「家でもしっかり仕事をしないといけない」と意識が変わりました。

 

 

―現時点でも苦労していることはありますか？

 

K：会社のメンバーとの仕事以外のコミュニケーションは難しいですね。

会社にいれば、ちょっとした雑談とかができていましたけど、在宅勤務だと難しいです。

 

O：あとは印刷ができないことですね。お客様の帳票を確認したい時や、大きいサイズの資料を見るときは印刷できた方が便利だなと思います。

あとまだ今はないですが、今後、お客様のところに訪問が増えてきた場合は、訪問前の資料の準備や、USBなどの備品の準備が必要なので一度会社に行く必要はありますね。

 

 

―最後に一言お願いします！

 

K：仕事時間外のことですけど、会社のオンライン飲みは嫌いです（笑）

飲み会はやっぱりみんなで直接集まって、席が近くなった人としゃべる感じが好きです。

O：分かります。早く落ち着いてまたみんなで集まれるといいですよね。

 

今回のインタビュイー：Oさん・Kさん

 

 

次回は第3弾「システムエンジニアに在宅勤務について聞いてみました」をご紹介します。

 

最後まで読んでいただきありがとうございました！