イエスウィキャンでは在宅勤務が続いています。

 

 

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YWCメンバーに、在宅勤務についてアンケートをとってみた。
座談会ー在宅勤務についてゆるゆる語るー
YWC流～コロナ禍での休暇の過ごし方
週に一度の出社制度が始まりました！

 

 

緊急事態宣言や感染者数の状況に応じて、週に一回の出社のルールを臨機応変に変更して対応しています。

 

とはいえ、在宅勤務が多い弊社ですが、フルリモートでも快適に業務をできるよう
この1年半ほどでアナログな処理を在宅勤務に対応した使いやすいシステムへ改修しました。
（もちろん、FileMakerで！）

 

ということで、本日のブログではイエスウィキャンのDX化の一部をご紹介します！

 

 

機密保持契約をクラウドサインで簡易化！　—————————————————————————

〇Before

・印刷した書面に直接ご署名・ご捺印をいただくことで契約の締結を行っていました。

・在宅勤務になったことで、従来のやり方のままでは捺印や郵送するために出社しなければいけない等、
あ締結まで時間がかかってしまい、スムーズに契約が進められないという問題が発生しました。

・お客様が在宅勤務の場合には、ご負担をかけてしまうこともありました。

 

〇After

・契約手順の簡略化につながりました。

・契約のペーパーレス化が実現しました。

・契約時間の大幅な短縮ができました。(トータル作業時間：2時間→15分)

 

〇DX方法

在宅でも契約業務が円滑に進められるようクラウドサインのサービスを導入しました。

Claris Connectを通じて現在社内業務で運用しているFileMakerと組み合わせることで
契約書の作成から送付、契約締結までが一気通貫で可能になりました。

 

〇仕組みの詳細

1. 契約書作成。

2.上長の確認。

3.お客様へひな形の確認依頼メールの送付。

4.確認が取れたらお客様へクラウドサイン上での承認依頼メールを送付。

5.お客様は指定箇所をクリックすることで、電子サイン済みのPDFが添付されたメールが双方に届く

 

 

 

在宅勤務でもFAXを確認！　—————————————————————————

〇Before

・全員が出社していた頃は、FAXの受信確認はスタッフが対応していました。

・全員が在宅勤務になった後は、唯一出社していた社長が対応する必要がありました。

 

〇After

・在宅勤務でもFAXで届いた書類を確認ができるようになりました。

・FAX の受信がリアルタイムで通知されるようになったため、
あその後のアクションやレスポンスのスピードが上がりました。

・FAXを受信した際にメールで通知されるので、確認漏れが以前より減りました。

 

〇DX方法

効率化や在宅対応のためにClaris Connectを導入し、FAX のデータを直接Boxに転送し保存する仕組みになりました。
また、保存された場合は、部門長にメールで通知が届くので確認漏れを防いでいます。

 

〇仕組みの詳細

1.複合機にてFAXを受信。

2.複合機の機能でBOXにメールを送信。　（FAXデータはPDF化される）

≪以下Claris Connect≫

3.BOXのフォルダにアップロードされたことを検出し、フローの動作開始。

4.PDFでなければ処理を終了。

5.部門長にメールを送信。

 

Claris Connectのフローの設定は簡単で20分ほどで作成できました。

↓実際のフロー

 

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いかがでしたでしょうか？
YWCでは引き続きDXに取り組んで、よりよい環境を作り上げていく予定です。

 

なお、社内の感染対策やDXが評価され、「テレワーク東京ルール」実践企業に認定されています。

詳細はこちら↓
東京都が提唱する「テレワーク東京ルール」実践企業に認定されました

 

FileMakerはDXと非常に相性の良いプラットフォームです。
ご興味ございましたらお気軽にご相談ください！

 

本ブログがDX化を検討されている皆様のお役に立てますと幸いです。