Excelからデータを取り込む際に不要な行や、空白行等を除外して取込めるようにする設定を紹介します。

今回Excelでの名簿を取込んでみます。

図1の様に455名分の情報が入っている名簿を取込んでみます。

 

 

名簿と同じ項目のFileMakerファイルを用意します。

FileMakerでファイルのインポートを選択します。

用意した名簿を選択してインポート作業を行います。

 

 

すると図3の様に600件のデータが取込まれています。

元データには455件分のデータしかないのに145件も余分なデータが取込まれてしまっています。

 

 

この余分なデータは図4の様に空白の余分なデータになります。

 

 

Excelではこの様な余分なデータが意外と発生してしまいます。

 

この余分なデータを取り除く方法ですが、フィールドの設定を変更することで簡単に行うことが出来ます。

図5の様に「データベースの管理」を開きます。

 

 

次に名簿を管理しているキー項目を選択します。今回は図5で選択されている。

「No」をキー項目とします。

図6の様に「フィールド「No」のオプション」を開き、入力値の制限のタブを選択します。

 

 

ここで必要条件の「空欄不可」にチェック、「このフィールドの入力値を制限する」で「常時」を選択します。

 

 

これで設定は完了です。

あらためて先程取込んだ名簿を取込んでみましょう。

（今回は分かり易いように先程取込んだデータは全て削除しています。）

取込作業を同様に行います。

すると図8のように空白行の145レコードが取り除かれた状態で取込が出来ます。

 

 

このようにキー項目を決めて設定を行うことで、簡単にデータの精査が可能です。

この入力値の制限を使うことで他にも色々とデータの取捨選択が出来る様になるので、

是非お試しください。