お待たせしました不定期連載「データベースを設計しよう」の「レコード追加編」です。

前回はデータベースを作成するための初期段階としてフィールドの作成と設定の方法について紹介しました。
今回はその続きで前回作成したデータベースのフィールドにデータを追加していく方法になります。
前回の「フィールド作成編」を確認したい方は下記から見ることが出来ます。

//ywc.com/filemaker/?p=509

さて前回フィールドの作成をしたので作成したフィールドに会員情報を登録していきましょう！！
まずは図１の若干青くなっている＋ボタン押してみましょう。

すると図２のようにレコードが１つ追加されたのが確認できます。
ちなみに会員番号にはレコードを追加した時に自動的に連番が振られるようにシリアル管理されているので、自動的に会員番号が入力された状態になります。

次に図３のように必要な情報を入力していきましょう。

ここで同じような情報を持った会員（家族や住んでいる地域が同じなど）の場合、レコードの複製をすることで入力箇所を少なくすることが出来ます。
メニューのレコードを選択してみてください。するとレコード複製の項目が表示されます。これをクリックしてみてください。

するとなんと図５のように会員番号001番の方と全く同じレコードが出来ます。
ただし会員番号だけはシリアル管理されているのでしっかりと次の番号になっているので安心してください。

必要な箇所だけ修正して、どんどん会員情報の登録をして行きましょう。

段々と情報の蓄積が出来てきてデータベースとして使えそうになってきましたね。
ちなみに項目や項目の中身のコピーなどはドラッグ＆ドロップで出来たりもします。

図７のようにまずはコピーしたいコピー元の項目を選択しましょう。

そして図８の様にコピー先の項目にドラッグ＆ドロップしてみましょう。

すると、コピー先の項目にコピー元の情報が追加されるのです。

ここまでは簡単にデータを追加していくだけでしたが、ここで一段階高度なデータの追加方法をご紹介します。
図１０の様にエクセルで今回のデータベース似たような情報のデータファイルを持っている皆さん。
そのデータを今回作成したデータベースに簡単に追加することが出来るのです。

やり方はとっても簡単でまずは今回の作成したデータベースファイルのメニューからファイルを選択します。
すると「レコードのインポート」の項目があるのでカーソルを合わせましょう。
すると図１１のようにいくつか選べる項目が出てくるので図１１のように「ファイル」を選択してみてください。

するとファイルの選択画面が出てくるので、今回追加したいデータを持ったファイルを選んでください。ここでは「旅行クラブ名簿」を選択します。

対象のエクセルファイルを選択すると、どのsheetの内容を読み込みたいのか聞かれるので、追加したいsheetを選びましょう。

すると図１４のように「フィールドデータのインポート順」というウインドウが出てきます。ここではエクセルのどの項目を、
今回作成したデータベースのどの項目に追加するのかを選択できます。

また必要のない情報は図１５のように追加するのかしないのかの選択も出来ます。
やり方はいたって簡単で、「インポート元のフィールド」と「インポート先のフィールド」
の間の「矢印」をクリックするだけで選択できます。

今回は会員番号の情報はシリアル管理しているので特に追加する必要がないため、追加しないように選択しています。もちろん追加する必要な場合もあるのでよく考えて決めるようにしましょう。

また図１０から分かるように今回のエクセルファイルには項目名が先頭についているので、これを追加したくはないので図１６のように左下に「最初のレコードはインポートしない」のチェックボックスがあるのでチェックしましょう！！そうすると最初のレコードは追加されなくなります。

必要な情報を選択して追加できるようにしましたか？
準備が完了したらインポートボタンを押しましょう。
すると図１７のようなウインドウが表示されます。

これは日付や番号等自動で処理されている項目について追加するときに同様の処理をするのか、しないのかを選択できます。
今回はシリアル番号をしっかりと振って行きたいのでチェックを入れています。
よく考えてチェックしたり、外したりしましたか？
それではインポートボタンを押しましょう。
すると今回エクセルからデータベースに追加されたレコード数の情報が出てきます。
今回は７５レコード追加しようとして全て成功しました！！

残念ながらエラーが出てしまった方、色々なケースが考えられるので、エクセルのデータの中身や追加するときに設定した内容等を確認してみましょう。

図１８の画面で結果を確認してOKを押しましょう。
図１９のように見事にエクセルからデータが追加されたことが確認できます。
会員番号もしっかり振られていますね。

どうでしょうか皆さんのデータベースにもしっかりとデータが追加されているでしょうか？
これでさらにデータの蓄積が出来てきていよいよ、データベースとして活用して行けるようになってきたんではないでしょうか？
ということで今回はここまでです。
次回は今回蓄積したデータの中から必要なデータを検索する方法等をやって行きたいと思っています。乞うご期待です！！！