今回ご紹介するClaris FileMaker の無料サンプル App は「マスタから入力・計算ができる見積書」です。

（ダウンロ―ドはこちら→https://content.claris.com/jpapps/0028）

「業種別・職種別サンプル App」 サイトトップぺージ

※サンプル App を開くには FileMaker が必要です。
Claris FileMaker 45日無料評価版

 

シリーズで掲載しています。

第1弾：マスタから入力・計算ができる見積書　←今回はこちら

第2弾：経費入力から簡単PL作成 / 資金繰表

第3弾：人事管理 / 採用管理 / アルバイトシフト管理

第4弾：顧客管理( 旅館・ホテル / 美容 )

第5弾：歯科問診票

第6弾：出席管理( 塾、学校 )

 

このサンプル App がお役に立つのでは？と私が想像する方は

・ExcelやWordで見積書・請求書を作成している方

・コピー&ペーストを使って、もしくは手入力で見積書・請求書を作成している方

・見積書・請求書を作成時に電卓を使っている方

です。

 

サンプル App の基本機能は以下の4つなのですが、

・商品情報の登録
・得意先情報の登録
・自社情報の登録
・見積書印刷機能(A4縦)

 

このサンプル App の一番の特徴は名にある通り「マスタから入力・計算ができる」ことです。

マスタというのは基本情報のことです。

顧客情報や商品情報はほとんどの場合、何度も繰り返しつかうデータになりますが、そう言ったデータはマスタデータとして登録してしまい、あとは使う時にとりだす、といったイメージです。

マスタデータを利用してデータ入力ができるようになれば、「顧客名」を入力したら自動的にその顧客の「住所」も入力される、商品名を入力したらその商品の「価格」も自動的に入力される、といった自動入力が可能になります。

 

自動入力、自動計算のイメージをサンプルAppでご紹介したいと思います。

 

画像１の画面では見積書の宛先と敬称、消費税率の設定ができます。

「CD」の虫眼鏡をクリックすると得意先一覧が表示されるので宛先を選択します。

そうすると「取引先名」「敬称」「住所」が自動で入力されます。

金額は税率と画像2の明細情報によって自動で計算されます。

 

 

画面2では明細を追加できます。

商品の「分類」「商品CD」は選択支から選びます。「商品CD」は選択した「分類」に該当する選択肢だけが選べるようになっています。

「商品名」「サイズ」「数量単位」「単価」は「商品CD」に合わせて自動で入力、

明細の「金額」と上部の「税抜卸買上額」は自動計算され入力されます。

 

見積書完成！

 

このようにデータをほとんど手で入力することなく、検索、選択のみで見積もりを作成することができます。

今回は見積書だけのサンプル App ですが、請求書、納品書、領収書の機能を追加して、すべてでマスタデータを利用することも可能です。

 

◆人的ミスも防げる

コピー&ペースト、もしくは手入力で毎回入力、金額は電卓で計算といった作業も慣れてしまえば、スムーズに行える作業ですが人間はミスをするものです。

データの手入力を極力なくし、選択式や、自動入力、自動計算にすることで、作業の効率は上がり、かつ入力ミスも起こりにくくなります。

 

「マスタデータが誤って書き換えられたらどうするの？」と思う方もいると思いますが、FileMaker ではユーザーごと、データごとに制限をかけることができます。

特定のユーザーだけしかマスタデータの変更ができないようにしたり、データを変更しようとするとアラートが出る、などトラブル発生を防ぐ方法は多くあるので、対策をきちんとしておけば心配する必要はありません。

 

 

サンプル Appの 機能を活用して、「入力ミスをしていないか」「計算が間違っていないか」といった心配はなるべく減らし、見積書の作成をもっとラクにしましょう♪

 

何かご不明点やご質問がございましたら、お気軽にご相談くださいませ(^^)/　お問い合わせはこちら

↓関連ブログ↓

無料で試せて、自由にカスタマイズ【Claris FileMaker 業種別サンプル App 掲載サイトが公開】

無料サンプル App【経費入力から簡単PL作成/資金繰表】

無料サンプル App 【人事管理・採用管理・アルバイトシフト管理】組み合わせを考えてみよう